S'outiller : dossier, budget, planning

Le dossier de présentation 

Tout au long de votre avancée, il vous sera régulièrement demandé de présenter un écrit de votre projet. C'est le dossier de présentation : outil indispensable, aussi bien pour vous que pour vos interlocuteurs. Vous vous devez de le connaître sur le bout des doigts.

Sur la forme, il doit être :

• couvert (nom du projet, contact), avec un sommaire si besoin
• court, clair et attractif (visuels)
• argumenté
• tapé à l'ordinateur et sans faute
• complété (lettres de soutiens, articles de presse, photos…)
• évolutif

Sur le fond il doit répondre aux questions "Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi, Combien" :

• présentation des porteurs du projet
• descriptif du projet, origine, objectifs visés et son contexte (social, historique, culturel)
• localisation et planning de réalisation
• moyens techniques, humains, matériels mis en oeuvre (déjà acquis ou à rechercher)
• budget actualisé et détaillé
• liste des partenaires techniques et financiers déjà impliqués dans le projet
• communication prévue auprès des médias
• suites possibles du projet

La présentation des porteurs du projet :

Pas de CV classique mais une petite présentation biographique de chacun des participants avec leurs fonctions, leurs compétences dans le projet ainsi que la répartition des tâches au sein de l'équipe. N'oubliez pas d'indiquer les coordonnées où l'on peut vous joindre le plus facilement.

Le budget prévisionnel 

Travailler votre budget va vous permettre de savoir combien va coûter votre projet (dépenses) et si vous êtes en mesure de réunir tous les financements nécessaires à sa réalisation (recettes).

Le budget doit donc faire apparaître toutes les dépenses et toutes les recettes nécessaires à la réalisation du projet, évaluées le plus précisément possible (pas de chiffres bidons !). Il s’agit d’un budget prévisionnel qui évoluera au fur et à mesure de l’avancée de votre projet.

Conseils : 

• Datez le budget (pour montrer qu'il est évolutif)
• Le budget doit être équilibré : dépenses = recettes
• Intégrez une marge d’imprévus de 5 à 10 % du budget total
• Indiquez dans la colonne des recettes pour chaque somme ce qui est acquis et ce qui est en attente.

Le planning

Le planning, c'est comme une check-list. Il va vous permettre d'organiser votre travail en grandes étapes, de les planifier dans le temps et de vous aider à voir l'avancement du projet.

Le planning reprend ce qu'il y a à faire, qui doit le faire, et quand. Il est donc à la fois votre pense-bête et votre signal d'alarme si vous sortez des clous.

Conseils :

• Essayez d'évaluer au plus juste le temps nécessaire pour chaque tâche (ne sous-estimez pas les choses)
• Fixez vous des dates réelles d'échéance (cela va aussi donner du rythme à votre travail)
• Prévoyez large
• Réajustez régulièrement votre planning selon l'évolution de votre projet

Pour vous aider...

Le site du réseau Animafac vous propose des modèles d'outils pour vous aider à structurer votre projet.

Des sites comme Trello ou Padlet  permettent de voir l'avancée des tâches en un clin d'œil et de partager à d'autres personnes des fichiers, idées, etc.

Et soyez d'autant plus vigilant si vous menez votre projet en solo : les regards extérieurs sont précieux ! Faites relire votre dossier par des proches, échangez avec eux sur votre vision d'ensemble, récoltez les remarques constructives et inspirantes.

Et maintenant, au travail !